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Appel à candidatures : L'IFT recrute un(e) assistant(e) de direction



L’Institut français de Tunisie recrute un(e) assistant(e) de direction de la Conseillère de coopération et d’action culturelle/Directrice de l’Institut français de Tunisie sur un poste en contrat à durée déterminée d'une année à temps complet renouvelable. Le poste est à pourvoir à compter du mois d’octobre 2018.

 

Missions

Sous l’autorité de la COCAC/Directrice de l'Institut français de Tunisie, l’assistant(e) de direction assurera des missions de secrétariat et de coordination des relations de l’Institut et du Service de coopération et d’action culturelle avec les autres services de l’Ambassade. L'assistant(e) de direction assurera notamment les missions suivantes :

 

Missions de secrétariat :

  • organiser l'agenda professionnel de la COCAC/directrice, attribuer les rendez-vous en priorisant les demandes ;
  • recevoir et filtrer les communications téléphoniques ;
  • préparer et planifier les réunions : rédaction des ordres du jour, des comptes rendus, transmission des documents de travail, accueil des participants, prise de note, etc.
  • assurer le volet administratif et logistique du service de la COCAC/Directrice : rédaction de courriers ou tout autre document, établissement des ordres de mission, des frais de représentation, des mémoires de frais, des réservations, des bons de commande et mise en paiement des factures, suivi des enveloppes de représentation, traitement des demandes de visas, d’intervention et autres ;
  • organiser les missions de la COCAC/Directrice en Tunisie et à l’étranger ;
  • préparer, organiser et mettre en place les missions des invités de la directrice en lien avec le service du secrétariat général et tout autre service ressource.

 

Missions d’information et de communication :

  • en coordination avec le Secrétariat général, assurer une veille sur les informations et instructions du Département sur le volet administratif et en assurer la diffusion aux interlocuteurs concernés ;
  • relayer les informations d’intérêt commun au sein du SCAC et de l’Institut et en direction des services du poste et des partenaires en jouant un rôle de coordonnateur et de relais de transmission ;
  • entretenir et mettre à jour régulièrement la base des contacts : préparer les listes d’invitation pour les cérémonies et événements impliquant l’Institut français de Tunisie ou la chancellerie et s’assurer de leur transmission.

 

Missions de courrier en intérim du titulaire du poste :

  • assurer la gestion du courrier : enregistrement, conservation et transmission ;
  • assurer le suivi du service de la valise diplomatique en lien avec la chancellerie de l’Ambassade de France.

 

Compétences requises

- Formation universitaire de niveau de maîtrise, licence ou équivalent ;

- Expérience de 5 ans minimum impérativement sur un poste d’assistant(e) de direction ;

- Excellente maîtrise des outils informatiques, des logiciels bureautiques (Word, Excel, publipostage) et des bases de données ;

- Excellente maîtrise orale et écrite du français et de l’arabe. La maîtrise d’une autre langue européenne serait un plus ;

- Connaissance du fonctionnement et de la gestion d’une administration et de son cadre réglementaire souhaitée ;

- Connaissances en matière de communication et de protocole souhaitées ;

- Bon niveau de culture générale et intérêt pour l’actualité locale et internationale.

 

Qualités souhaitées

- Qualités organisationnelles et de suivi de dossiers et de projets complexes ;

- Qualités relationnelles et sens de la communication ;

- Capacité d’analyse, esprit rigoureux et autonome ;

- Fiabilité, grande disponibilité, discrétion ;

- Investissement dans les fonctions, motivation ;

- Capacité à prendre des initiatives dans l’intérêt du service et à seconder la Directrice.

 

Conditions

- Niveau 6 de la grille des salaires

- Rémunération : 2 284 DT brut/mois

 

Le dossier de candidature (CV + lettre de motivation) doit être adressé, avant le 15 septembre 2018, à :

 

Institut français de Tunisie

Service des ressources humaines

20-22, avenue de Paris - BP 180

1080 Tunis Cedex

Téléphone : 31 325 212

Courriel : recrutements@institutfrancais-tunisie.com

 

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